En tant que dirigeant de TPE, êtes-vous submergé par les tâches administratives ?
Vous avez l’impression de passer trop de temps à gérer la paperasse, au détriment de votre cœur de métier ?
Vous n’êtes pas seul.
L’accompagnement : votre allié pour une organisation administrative allégée et performante
Tout comme un athlète de haut niveau s’entoure de coachs pour exceller, un dirigeant de TPE peut s’appuyer sur un accompagnement personnalisé pour renforcer ses pratiques et se concentrer sur son métier.
Notre accompagnement vous offre les clés pour structurer votre organisation administrative de manière durable et reprendre le contrôle de votre gestion. Avec un regard extérieur bienveillant et objectif, nous vous aidons à optimiser vos processus, à simplifier votre quotidien, à vous libérer de la charge mentale liée aux tâches administratives et vous redonner du temps pour ce qui compte vraiment : le développement de votre activité.
« Aucun individu ne peut gagner un match par lui-même. » Pelé
Quels résultats pouvez-vous attendre ?
Avec notre accompagnement, vous obtiendrez une gestion administrative
plus rapide, plus efficace, et plus rigoureuse.
En effet, une bonne gestion administrative ne repose pas uniquement sur la réalisation de tâches quotidiennes, mais sur la mise en place d’une structure solide et pérenne.
Cela signifie :
Mettre en place des procédures claires
pour chaque tâche administrative, qu’il s’agisse de la gestion des factures, des ressources humaines, ou du suivi des échéances…
Adopter des outils adaptés à vos besoins
qu’ils soient numériques ou physiques, pour centraliser et suivre vos documents importants, vos échéances et vos données de manière fluide et sécurisée.
Optimiser la gestion de votre temps
en définissant des priorités et en réduisant le temps passé sur des tâches récurrentes, tout en vous assurant que chaque obligation administrative est bien respectée.
Former les membres de votre équipe
pour garantir que chacun sait exactement quoi faire, quand le faire, et comment le faire, créant ainsi une harmonie dans la gestion quotidienne.
Cas concrets
Le soin de sa gestion
Submergé par la « paperasse » et accumulant les amendes pour retard de paiements, cette professionnelle de santé, pourtant aguerrie, a bénéficié de notre accompagnement pour mettre en place une organisation matérielle simple et une planification efficace des échéances, avec des rappels automatiques pour ne plus rien oublier !
Résultat : des économies significatives et une gestion administrative enfin maîtrisée.
En plus du boulot…
Par manque de temps, un gestionnaire de plusieurs SCI s’est laissé déborder. Nous avons réorganisé sa gestion des documents, de la réception à l’archivage en passant par la communication avec le comptable; Nous avons créé des matrices pour ses préparations comptables et juridiques et mis en place un tableau de suivi de sa gestion locative.
Résultat : Une gestion fluide et conforme, avec une charge mentale considérablement allégée.
Artisan – maman
Cette artisan devait jongler entre son métier, sa vie de famille et des piles de tâches administratives dans un espace restreint. Et en plus, elle était allergique à l’informatique ! Nous avons créé un système sur mesure avec un unique carnet papier pour centraliser toutes ses tâches et repensé l’organisation physique de son coin bureau.
Résultat : Une efficacité décuplée et la possibilité de retrouver n’importe quel document en moins de 3 mn !
De fil en aiguille
Cet hôtelier était persuadé bien faire et malgré tout, a vécu la douloureuse expérience d’un contrôle de la répression des fraudes, avec une amende à la clé pour défaut d’affichage…
L’audit : Nous avons fait le point des obligations légales, vérifié le site et les réseaux sociaux. Résultat : Une belle feuille de route avec la mise à jour des affichages, le relevé des incohérences entre le site et les différentes plateformes de réservation; les suggestions pour améliorer la lisibilité et la conformité du site; les recommandations concernant les obligations sanitaires et RGPD. Le petit plus : création du fichier Excel de suivi des obligations/rapports de sécurité et le suivi des modifications de communication.
Complètement débordé et lassé de cette « paperasse », le client a demandé de l’aide pour la mise en œuvre des recommandations.
Notre accompagnement : Mise à jour des documents obligatoires (mentions légales, politique de confidentialité, conditions générales de vente et d’utilisation du site…); mise à jour du site avec le prestataire; création du règlement intérieur, de la charte « animaux », du room directory… Mise en place du Plan de Maîtrise Sanitaire et du registre RGPD, avec la feuille de route pour l’actualisation de ces documents. Le petit plus : une formation sur le RGPD pour lui, et une sensibilisation pour son équipe. Résultat : Une remise à plat complète des informations aux clients et une clarification sur le long terme des obligations.
Enfin soulagé mais ne voulant plus jamais revivre ces angoisses, l’hôtelier nous demande un suivi sur le long terme.
Notre suivi : Nous passons désormais 1fois par trimestre (en fonction des ouvertures saisonnières), pour faire le point des adaptations nécessaires, anticiper les évolutions, préparer les saisons… Résultat : Rassuré sur la fiabilité de sa gestion administrative, cet hôtelier se concentre désormais sur ce qu’il aime : soigner son accueil client et fidéliser son personnel !
Un accompagnement flexible et sur mesure
Nous comprenons que chaque entreprise est unique. C’est pourquoi notre accompagnement s’adapte à vos besoins spécifiques, que ce soit pour un soutien ponctuel ou régulier. Nous visons avant tout la mise en place d’une structure administrative pérenne.
Nous ne faisons pas « à votre place ». Nous vous donnons les clés pour organiser votre gestion administrative de manière autonome, pour vous permettre de gagner en efficacité et en sérénité. Nous vous aidons à comprendre le pourquoi de chaque tâche, ce qui rend les processus plus faciles et moins intimidants.
Les idées reçues…
« L’accompagnement, c’est pour les grosses boîtes, pas pour moi. »
Au contraire, les TPE n’ont souvent pas les moyens d’avoir en interne des spécialistes en gestion administrative, ressources humaines ou communication. C’est justement là où un accompagnement externe prend tout son sens pour vous aider à optimiser vos process sans vous surcharger.
« Je n’ai pas besoin qu’on m’apprenne mon métier. »
Et nous ne sommes pas là pour cela ! Mais gérer une entreprise, c’est aussi s’assurer que l’administration soit bien organisée. Si ce n’est pas votre spécialité, nous pouvons vous aider à gagner en efficacité sur cet aspect, sans pour autant toucher à votre expertise métier.
« Elles vont tout changer et prendre les décisions à ma place. »
Absolument pas ! Notre rôle est de vous offrir un regard neuf et objectif, mais aussi bienveillant. Nous travaillons avec vous pour ajuster ce qui ne fonctionne pas, sans tout révolutionner ni vous imposer des méthodes. Vous restez aux commandes, avec des outils et des pratiques adaptés.
Pourquoi choisir AILES DES PROS ?
- Nous allons au-delà de la simple exécution des tâches administratives. Nous vous aidons à structurer durablement votre gestion.
- Nous vous offrons des solutions personnalisées et des outils adaptés à la taille de votre entreprise.
- Nous allégeons la charge mentale liée aux tâches administratives et vous redonnons du temps pour votre activité principale.
Contrairement à un assistant administratif ou à un logiciel de gestion, notre accompagnement vous apporte une compréhension approfondie des besoins spécifiques de votre entreprise et vous offre le recul nécessaire pour anticiper les difficultés ou évolutions futures.
Nous analysons comment :
- dans le cas d’une équipe, mettre les bonnes personnes au bon endroit avec les bons moyens pour atteindre les objectifs
- dans le cas d’un entrepreneur individuel, permettre une gestion administrative efficace et anticiper, si nécessaire, une externalisation basée sur une organisation bien structurée !
Prêt à alléger votre quotidien ?
Prenez contact dès aujourd’hui pour fixer un rendez-vous et découvrir comment nous pouvons vous aider à optimiser votre organisation administrative.
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