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La gestion administrative constitue un pilier fondamental de toute entreprise, mais sa complexité peut rapidement engloutir des ressources temporelles considérables. Afin de préserver votre capacité à vous focaliser sur des aspects stratégiques de votre entreprise, diverses solutions et astuces peuvent être mises en œuvre pour alléger cette charge administrative.

Dans cet article, nous examinerons plusieurs méthodes permettant de rationaliser et structurer la gestion administrative et de recentrer vos efforts sur l’essentiel, à savoir votre cœur de métier.

La gestion d’une entreprise consiste en une multitude d’obligations, notamment vis-à-vis de l’administration étatique. La « paperasse » administrative, souvent perçue comme chronophage et sans valeur ajoutée, fait partie intégrante du quotidien de l’entrepreneur. 

Lorsque l’on évoque la gestion administrative, on pense généralement aux factures, aux devis, aux bons de commande, aux lettres de relance, etc. Cependant, elle englobe également les documents officiels qui identifient votre entreprise auprès de l’administration, ainsi que les déclarations régulières à effectuer en fonction de votre statut et de la taille de votre entreprise. En somme, la « paperasse » regroupe tous ces documents écrits qui rythment la vie de votre entreprise, témoignant de son activité et de son existence. Ces documents essentiels, dont la gestion est source de frustration, sont incontournables pour toute entreprise.

Selon une enquête de Plum consulting et Sage (2017, mais toujours d’actualité), les entreprises estiment consacrer en moyenne 14 semaines de travail entier par an à la gestion de cette paperasse administrative. Cette gestion peut alors devenir chronophage, surtout lorsqu’il n’existe pas de poste de secrétariat dédié et que la charge revient directement à la dirigeante ou au dirigeant d’entreprise.

Tout d’abord, prenez conscience du temps que monopolisent vos tâches administratives. Faites le compte, environ chaque mois, du temps que vous prennent vos tâches administratives. Vous constaterez probablement que c’est davantage que vous ne le pensiez. À chaque fois que vous avancerez dans votre organisation, refaites le compte : vous pourrez mesurer les résultats !

Structurez ! 

Si la paperasse prend tellement de temps, c’est notamment en raison d’un manque d’efficacité dans l’organisation et d’une incapacité à retrouver des documents lorsque vous en avez besoin. La structuration de la gestion et la mise en place de procédures représentent la première étape indispensable. 

Vous devez comprendre le « chemin de vie » d’un document afin d’anticiper les besoins. Par exemple, à chaque facture reçue, faites une copie pour votre déclaration de TVA ou votre comptable… Quelques secondes de perdues (mais pas beaucoup si vous pensez à mettre en place des procédures) et que de temps gagné ensuite !!

Cela permet aussi de voir quels sont les frictions, les doublons, et les rôles de chacun. On l’a souvent vu quand la personne qui commande n’est pas celle qui réceptionne, et encore moins celle qui enregistre et contrôle…

Utilisez le même système de classement papier que numérique, y compris avec les codes couleurs si vous êtes un visuel, vous y gagnerez en cohérence et efficacité. L’on reviendra sur la gestion des documents un peu plus loin.

Planifiez et définissez vos priorités

Après cette étape de gestion des flux de documents, il faut penser à la gestion du temps…

Quelles sont les échéances à respecter ? Quelles sont les priorités ?  Deux grandes questions qui permettent de ne pas se laisser déborder.

En établissant un planning minutieux de vos tâches, vous réduisez les risques de retards de dernière minute et de confusion. Les outils en ligne sont des alliés précieux dans cette gestion quotidienne de vos activités, offrant une multitude de fonctionnalités. Des applications de gestion de projet aux plateformes de suivi des dépenses, en passant par les calendriers partagés, ces outils centralisent toutes les activités et favorisent la collaboration au sein de votre équipe. Ces solutions vous aident à catégoriser efficacement vos tâches, à suivre leur progression et à planifier votre emploi du temps grâce à des alertes pertinentes.

N’oubliez pas aussi de prendre de bonnes habitudes : fixez-vous des blocs de temps journalier/hebdomadaire/mensuel, consacrés à votre gestion administrative. Tenir régulièrement à jour votre compatibilité non seulement vous permet de piloter votre entreprise correctement, mais ce sera aussi moins « douloureux » et que quand on a laissé accumuler le retard…

Soyez fan des check-lists et des modèles

Et pour raccourcir ce temps consacré à la gestion, une méthode imparable, la modélisation des processus…

Prenez le temps, au début, d’élaborer des modèles pour tous les documents qui reviennent de façon récurrente : en têtes de lettre, signatures, devis, factures, accusés de réception, réponses clients… Le soin apporté dans ces modèles sera en plus un gage de votre professionnalisme.

De la même manière, toute tâche qui se répète, avant même de savoir si elle peut être automatisée, doit être « formalisée » : l’ordre des tâches, les liens utiles, les choses à ne pas oublier… de la déclaration mensuelle, à l’annuelle, la check-list fait gagner un temps précieux et enlève une source de stress conséquente !

Dématérialisez votre gestion administrative

Et maintenant, on aborde la partie qui peut effrayer car on a l’impression de rajouter à l’incompréhension…

La transition vers le numérique peut transformer radicalement votre approche de la gestion documentaire au sein de votre entreprise. En convertissant les documents papier en formats numériques, et en utilisant l’OCR, (technologie de reconnaissance optique des caractères) vous pouvez extraire et traiter beaucoup plus rapidement les données. Même sans solution de Gestion Électronique de Documents (GED), la dématérialisation de votre gestion administrative vous permettra de classer vos fichiers de manière efficace, d’accéder rapidement aux informations nécessaires et de sécuriser l’archivage de vos documents.

Passez à l’automatisation

Vous utilisez déjà probablement votre smartphone pour remplacer votre billet de train ; peut-être prenez-vous une photo d’un reçu ou d’une facture pour insérer automatiquement les données dans votre comptabilité ? En vous dotant de solutions logicielles, vous pouvez automatiser bon nombre de tâches récurrentes telles que la facturation, l’établissement des fiches de paie, la gestion des dépenses professionnelles, la génération de rapports et la supervision des stocks.

La digitalisation n’est pas forcément compliquée et vous garantit un gain de temps significatif au quotidien ! 

Suivez une veille législative constante

Et enfin, l’ultime casquette du chef d’entreprise, la conformité de son entreprise…

Dans un environnement où les réglementations évoluent sans cesse, il est essentiel de rester informé des dernières évolutions législatives. Abonnez-vous à des newsletters spécialisées comme la lettre de Bercy, à votre organisation patronale ou syndicat, afin de maintenir vos connaissances à jour. Cette vigilance accrue vous permettra d’anticiper les changements réglementaires et d’ajuster vos processus administratifs en conséquence. En restant informé, vous renforcez la conformité de votre entreprise et minimisez les risques liés à d’éventuelles non-conformités. 

Faites le point, au moins une fois par an, avec votre expert-comptable, son service juridique, votre banquier, votre assureur… C’est l’occasion de les mettre au courant des évolutions de votre entreprise et de vos projets, de solliciter leurs conseils et de profiter de leurs propres veilles règlementaires !

Optimisez grâce à la formation continue

La mise ne place de cette optimisation administrative n’est pas forcément évidente. L’implémentation, dans le jargon des informaticiens et coachs, devrait être accompagnée…

Investir du temps dans votre formation et celle de vos collaborateurs vous permettra de maîtriser les outils et les pratiques qui d’optimisent la gestion administrative. En formant efficacement les utilisateurs, votre entreprise libère des ressources tout en améliorant l’efficacité des pratiques et la productivité globale.

La tentation est grande de se dire que finalement, à la vue de cette longue liste, on aimerait mieux mettre tout ça sous le tapis ! Et tout naturellement, vous pouvez effectivement vous demander s’il ne vaudrait pas mieux embaucher ou externaliser votre gestion administrative. Nous reviendrons dans un autre article sur les avantages et les inconvénients de chaque solution. 

Mais avoir structuré sa gestion administrative avant d’embaucher ou d’externaliser présente plusieurs avantages significatifs :

Clarté des besoins

En ayant une vision claire de vos processus administratifs et de vos besoins organisationnels, vous pouvez déterminer précisément les tâches à déléguer ou à externaliser. Cela évite les duplications de tâches et garantit que les ressources externes sont utilisées de manière efficace et ciblée.

Optimisation des ressources

Une structure administrative bien définie permet d’identifier les lacunes en termes de compétences ou de capacités au sein de votre équipe actuelle. Cela vous permet de combler ces lacunes de manière proactive en recrutant des employés ayant les compétences nécessaires ou en externalisant certaines fonctions vers des professionnels spécialisés.

Meilleure intégration des nouveaux employés ou prestataires externes

Lorsque vous avez une structure administrative clairement définie, il est plus facile d’intégrer de nouveaux employés ou prestataires externes dans votre équipe. Ils ont une meilleure compréhension de leur rôle et de leurs responsabilités, ce qui accélère leur processus d’adaptation et leur permet d’être opérationnels plus rapidement.

Gestion plus efficace des coûts

En comprenant pleinement vos besoins en matière de gestion administrative, vous pouvez prendre des décisions plus éclairées sur la manière d’allouer vos ressources financières. Cela vous permet de contrôler les coûts en évitant les dépenses inutiles et en investissant de manière stratégique dans les domaines les plus critiques pour votre entreprise.

Préparation à la croissance future

Une structure administrative bien définie crée une base solide pour la croissance future de votre entreprise. Elle vous permet d’évoluer de manière organisée en ajoutant de nouveaux services ou en externalisant certaines fonctions sans perturber l’ensemble de votre activité.

Une gestion administrative efficiente est cruciale pour le bon fonctionnement de votre entreprise, mais elle ne doit pas monopoliser l’intégralité de vos ressources temporelles. En investissant dans des solutions innovantes telles que l’automatisation et la numérisation, et/ou en adoptant des stratégies organisationnelles, vous pouvez rationaliser vos processus administratifs et dégager du temps pour vous concentrer sur l’essentiel : la croissance et le développement de votre entreprise. L’objectif ultime étant de valoriser chaque minute et de créer une entreprise plus performante et efficiente.

Maintenant que vous avez découvert ces astuces pour optimiser votre gestion administrative et gagner du temps, il est temps de passer à l’action. Prenez quelques instants pour évaluer vos processus administratifs actuels et identifiez les domaines où vous pouvez apporter des améliorations. Ensuite, choisissez une ou deux stratégies mentionnées dans cet article et commencez à les mettre en pratique dès aujourd’hui. Que ce soit en structurant vos tâches, en planifiant vos activités avec soin, en utilisant des outils numériques ou en restant informé des évolutions législatives, chaque petit pas compte pour alléger votre charge administrative et libérer du temps pour vous concentrer sur la croissance de votre entreprise. N’attendez plus, lancez-vous et transformez votre façon de gérer votre entreprise dès maintenant !

Vous souhaitez aller encore plus loin dans l’optimisation de votre gestion administrative tout en bénéficiant d’un accompagnement personnalisé ? Notre société est spécialisée dans l’organisation administrative des TPE et offre des solutions sur mesure pour alléger votre charge administrative. 

Contactez-nous dès aujourd’hui pour découvrir comment nous pouvons vous aider à mettre en place des processus efficaces, à automatiser vos tâches récurrentes et à libérer du temps pour vous concentrer sur le développement de votre entreprise.